Jurnal Ilmiah Sistem Informasi

Sistem Pengelolaan Rekrutmen Staf Laboratorium Komputer 

Christian Michael Unamo, Tanti Kristanti  

Jurusan Teknik Informatika

 Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha Bandung 

Jl. Prof. Drg. Suria Sumantri No. 65, Bandung 40164 email: michael_oenamo@yahoo.com, tantikristanti02@yahoo.com

ABSTRACT

Computer laboratory becomes a very important part in the educational institutions especially to provide the opportunity for students to understand, utilize and develop computer-based technology. The existence of laboratory staff in the computer laboratory also plays an important role because it determines the smoothness of the entire technical and administrative processes. The staff must fulfill a number of requirements ranging from technical to non-technical requirements which are often in unmeasured conditions, and therefore the acceptance processes become very subjective and tiresome. The employee management cycle such as staff recruitment, training, reporting and auditing needs to be supported by computer-based technology in order to acquire the efficiency and the effectiveness. This article discusses about the development of an online staff recruitment application, particularly for Computer Laboratory at the Information Technology Faculty, Maranatha Christian University, which are focusing on several tasks, such as applicants’ management, online exams, and the selection of prospective staff who meet certain criteria. The computer system will help the Laboratory Head to build their own dynamic form fields according to their needs that further can be used to filter the applicants data based on their needs. The results from the computer system will furthermore become the basis for the Laboratory Head to determine who will be accepted. 

Keywords: staff recruitment, computer laboratory, dynamic form fields

1.         Pendahuluan 

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha saat ini memiliki 13 laboratorium komputer yang dikepalai oleh Kepala Laboratorium yang langsung bertanggung jawab kepada Dekan. Terdapat 3 orang Kepala Laboratorium yang masing-masing bertanggung jawab untuk mengelola tugastugas teknis jaringan termasuk mengelola server, mengelola seluruh fasilitas laboratorium dan juga staf, serta mengelola riset pengembangan laboratorium.

Untuk membantu sejumlah tugas teknis dan administratif, laboratorium membuka peluang bagi para mahasiswa untuk bekerja paruh waktu. Sebelum diterima sebagai staf laboratorium, calon staf harus mengikuti sejumlah tahapan penerimaan calon staf diantaranya penyampaian berkas lamaran, wawancara, magang kerja bagi mahasiswa yang belum pernah menjadi staf sebelumnya, pelatihan yang meliputi pelatihan soft skill dan hard skill serta ujian tertulis dan praktik.Setelah pelatihan selesai, belum berarti tahapan penerimaan selesai, staf baru harus melakukan praktik untuk membuktikan skill melalui maintenance minimal 70 jam yang dilakukan setidak-tidaknya 2 minggu sebelum perkuliahan semester baru dimulai.

Seluruh proses penilaian terhadap tahapan penerimaan staf sampai saat ini masih dilakukan secara manual, dan belum ada sistem yang membantu

“memikirkan” secara obyektif terhadap variabel-variabel yang dijadikan sabagai patokan bahwa seorang pelamar akhirnya dapat diterima sebagai seorang staf. Oleh karenanya diperlukan sistem komputer untuk membantu para kepala laboratorium dalam memberikan penilaian awal bagi para pelamar yang mengikuti seluruh tahapan penerimaan yang telah ditetapkan dalam standar operating procedure yang berlaku di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha.

2.         Kajian Teori

2.1       Aplikasi Berbasis Web

Kebanyakan perusahaan biasanya mengembangkan aplikasi berdasarkan fungsifungsi yang ada di perusahaan. Contohnya aplikasi keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, pengadaan, manufaktur, dan lain sebagainya. Karena masing masing aplikasi pada mulanya dibangun sendiri-sendiri, maka untuk menghubungkannya biasanya dikembangkan beberapa program antarmuka agar output dari sebuah aplikasi dapat dibaca sebagai input dari aplikasi lainnya.

Beragamnya kebutuhan untuk melayani pelanggan, memaksa perusahaan untuk membeli dan mengembangkan berbagai aplikasi bisnis maupun teknis. Sehubungan dengan hal tersebut, memiliki arsitektur aplikasi yang handal akan sangat menentukan kinerja perusahaan dalam menghasilkan produk dan jasa yang dapat memuaskan pelanggan. [1]

Aplikasi berbasis web secara prinsip memiliki kesamaan dengan aplikasi pada komputer biasa, yang membedakan adalah dalam aplikasi berbasis web menggunakan tag-tag HTML sebagai dasar tampilan, sedangkan aplikasi dekstop dapat menggunakan berbagai platform bahasa pemograman. Aplikasi web terdiri dari beberapa golongan diantaranya adalah [2]: 

1.      Inisialisasi data master

Proses yang dilakukan adalah pengisian satu atau beberapa tabel yang akan digunakan sebagai referensi program aplikasi. Pengisian data master secara umum terdiri dari input data, verifikasi data, proses insert data, update data serta delete data dari tabel master.

2.      Operasi reporting

Operasi mendapatkan data hasil query yang telah diolah sehingga didapat informasi yang digunakan untuk kepentingan manajerial dan rekapitulasi beberapa transaksi. Selain beberapa golongan tersebut juga terdapat operasi verifikasi, penampilan profil, penyimpanan pesan, pengisian pesan khusus serta kombinasi dari beberapa golongan tersebut.

2.2       Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sekumpulan orang, data, proses-proses, antar muka, jaringan, dan teknologi yang saling berhubungan untuk tujuan mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari dalam suatu bisnis (kadang-kadang disebut pengolahan data), maupun mendukung kebutuhan-kebutuhan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan manajemen (kadang-kadang disebut pelayanan informasi). Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. [3]

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya komponen-komponen yang saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen itu adalah:

1.      Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem.

2.      Blok Model

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.      Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4.      Blok Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan.

5.      Blok Basis Data

Basis Data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain yang tersimpan di dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya yang disebut DBMS (Database Management System).

6.      Blok Kendali

Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi.

2.3       Ketenagakerjaan

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan di samping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena itu sumber daya manusia harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi suatu perusahaan [4].

Terdapat sejumlah faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan tenaga kerja, yaitu tingkat upah, teknologi, produktivitas dan kualitas tenaga kerja serta fasilitas modal [5]. Penggunaan teknologi dalam perusahaan akan mempengaruhi berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Kecanggihan teknologi saja belum tentu mengakibatkan penurunan jumlah tenaga kerja. Yang lebih berpengaruh dalam menentukan permintaan tenaga kerja adalah kemampuan mesin untuk menghasilkan produk dalam kuantitas yang jauh lebih besar atau menghasilkan jasa yang lebih cepat dari pada kemampuan manusia. 

3.         Analisis

Saat ini, laboratorium komputer di Fakultas Teknologi Informasi dipimpin oleh 3 orang kepala laboratorium yaitu Kepala Laboratorium Bagian Riset, Kepala Laboratorium Bagan Staf, dan Kepala Laboratorium Bagian Teknis. Kepala Laboratorium Bagian Staf memimpin tiga tim untuk kelancaran proses belajar mengajar dan administratif di laboratorium komputer. Ketiga tim tersebut berasal dari hasil perekrutan mahasiswa setiap semester untuk bekerja sebagai staf magang dengan jumlah kurang lebih 21 orang [6].

Penerimaan mahasiswa magang untuk laboratorium komputer dilakukan sebanyak dua kali setiap semester yaitu di awal semester gasal dan genap, serta diumumkan maksimal dua bulan sebelum semester yang baru akan dimulai. Waktu penerimaan semua berkas lamaran diberikan waktu kurang lebih dua minggu. Pada tahapan awal, seleksi administratif akan dilakukan, dimana para kepala laboratorium akan menentukan sejumlah variabel dan syarat sebagai dasar pemilihannya. Sebagai contoh, jika kepala laboratorium memerlukan komposisi staf berdasarkan kombinasi angkatan mahasiswa tertentu misalnya 2011, 2012 dan 2013 maka berkas para pelamar akan dikelompokkan berdasarkan angkatan dan pelamar yang tidak memenuhi syarat dinyatakan tidak diterima. Sejumlah variabel dan syarat untuk penerimaan ini seringkali berubah sesuai dengan kebijakan kepala laboratorium dan kebutuhan personil di semester tertentu. Hal inilah, yang kemudian menjadi masalah, karena setiap kepala laboratorium akan memberikan penilaian yang sangat subyektif. Jika lolos seleksi administratif, calon staf akan melanjutkan proses wawancara dan tes secara tertulis. Namun yang gagal dari seleksi administratif, tidak dapat melanjutkan proses selanjutnya dan dapat melamar untuk semester lain.

Bagi calon staf yang telah lulus wawancara dan tes tertulis maka calon staf akan diberikan pelatihan hard skill  dan soft skill selama dua minggu serta magang selama 2 minggu khusus bagi calon staf yang belum pernah bekerja sama sekali di lingkungan laboratorium komputer. Pelatihan hard skill mencakup pelatihan untuk merakit perangkat keras, setting BIOS, setting jaringan, troubleshooting, dan instalasi. Sedangkan pelatihan soft skill mencakup pelatihan terhadap standard operating procedure di laboratorium, team building, serta etika dan dan etiket bekerja dan bersosialisasi. 

Setelah calon staf lolos dalam tahap pelatihan dan magang, maka calon staf akan memasuki masa pengujian kemampuan teknis atau ujian praktika dalam bentuk maintainance komputer dengan jumlah jam kerja minimal 70 jam dan dilakukan dua minggu sebelum semester baru dimulai. Kegiatan maintenance yang dimaksud meliputi praktik langsung di laboratorium untuk melakukan pembersihan perangkat keras, perakitan, instalasi, cloning, setting jaringan, dan uji coba setiap komputer untuk memastikan bisa berfungsi dengan baik dan siap digunakan untuk perkuliahan. 

Jika semua tahapan mulai dari penyeleksian administratif, wawancara, tes tertulis, magang, pelatihan dan tes praktik selesai dilakukan, kepala laboratorium akan melakukan penilaian terhadap seluruh calon staf dan menentukan calon staf yang diterima sebagai staf laboratorium komputer. Jika diterima, staf tersebut akan menandatangani kontrak kerja selama satu semester yang biasanya untuk semester gasal akan terhitung mulai 15 Juli sampai dengan 15 Januari setiap tahun, sedangkan untuk semester genap akan terhitung mulai 15 Januari sampai dengan 15 Juli setiap tahunnya. Sedangkan staf yang tidak diterima, akan dipersilahkan untuk melamar di semester lain.

4.         Desain

Perancangan sistem meliputi perancangan simpanan data, alur pemrosesan data dalam sistem dan contoh tampilan antar muka. Sistem yang dibangun akan mengikuti proses bisnis yang ada dan diberlakukan di lingkungan laboratorium komputer Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha khususnya untuk pengelolaan penerimaan calon staf magang yang meliputi pengelolaan lamaran, wawancara, ujian dan pengumuman penerimaan. Pengguna sistem akan terdiri atas entitas mahasiswa dan admin yang juga merangkap sebagai kepala laboratorium [7] (Gambar 1). 

Berdasarkan permasalahan dari tahapan analisis, didapatkan kebutuhan akan sistem baru, diantaranya kebutuhan penyediaan form isian online dimana isian untuk user dapat disesuaikan secara dinamis sesuai kebutuhan para kepala laboratorium. Oleh karenanya, pada pengelolaan penerimaan lamaran dari calon staf, sistem memfasilitasi para kepala laboratorium untuk menentukan variabelvariabel apa saja yang nantinya harus diisi oleh para pelamar. Form dapat dibangun secara dinamis oleh para kepala laboratorium untuk nantinya akan digunakan sebagai dasar penyeleksian calon staf yang lolos tahapan administratif.

Melalui Data Flow Diagram [7] (Gambar 2) terlihat bahwa sistem yang dibangun memiliki fitur untuk pengelolaan data di tabel-tabel master, pengelolaan lamaran yang masuk dari sejumlah pelamar dan pengelolaan ujian yang akan menjadi dasar bagi sistem untuk menentukan pelamar yang memenuhi kriteria dan kebutuhan laboratorium komputer. 

Sedangkan simpanan data melalui pemodelan entity-relationship diagram/ERD [7] (Gambar 3) untuk sistem pengelolaan lamaran staf laboratorium komputer terdiri atas 12 tabel yaitu tabel user,periode, penerimaan lamaran, lowongan, test, hasil test, pertanyaan, kelompok soal, pertanyaan untuk test dan tabel-tabel tambahan untuk identitas pelamar seperti propinsi dan kabupaten.

5.         Implementasi

Sistem yang dibangun memiliki tampilan user interface seperti yang dapat dilihat mulai gambar 4 sampai dengan gambar 12. Aplikasi pengelolaan rekrutmen staf laboratorium komputer memiliki fitur- fitur diantaranya:

1.      Proses Pengiriman E-mail

Fitur ini memfasilitasi end-user untuk mengirimkan pesan masal melalui e-mail dengan terlebih dahulu memilih daftar penerima. Setelah menentukan pilihan, user dapat memilih tombol kirim email untuk mengirimkan pesan elektronik kepada para penerima yang sudah dipilih sebelumnya (Gambar 4). 

1.      Template Form Lamaran 

Fitur ini memfasilitasi pembuatan form untuk lamaran staf sesuai kebutuhan Kepala Laboratorium termasuk field name, data type dan default value yang diinginkan. Template yang telah dibangun tersebut juga dapat digunakan untuk proses penerimaan staf pada periode lain (Gambar 5). 

1.      Proses Penerimaan

Fitur ini memfasilitasi kepala laboratorium untuk melihat rekomendasi sistem atas sejumlah pelamar yang dapat diterima sebagai staf. Hasil akhir dari fitur ini adalah berupa rekomendasi para pelamar yang dapat diterima berdasarkan sejumlah variabel yaitu, nilai ujian, spesifikasi lamaran dan kebutuhan di laboratorium. Untuk selanjutnya, kepala laboratorium dapat memproses hasil rekomendasi sistem tersebut dengan cara memilih sejumlah nama yang direkomendasikan untuk finalisasi. 

2.      Report 

Fitur ini memfasilitasi pemantauan hasil olah data misalnya nilai ujian online, para pelamar yang mendaftar dan disertai juga dengan fasilitasi untuk ekspor report dalam format lain, misalnya *.xls. 

Kesimpulan

Kesimpulan dari hasil analisis, perancangan, dan implementasi aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1.      Data yang dikumpulkan seputar pembukaan lowongan kerja, pengajuan dokumen lamaran dari calon staf, ujian dan pengumuman-pengumuman seputar penerimaan calon staf dapat membantu dalam pemahaman proses bisnis yang berjalan (as-is) di laboratorium komputer sebelum dilakukannya tahapan perancangan dan pembuatan aplikasi pengelolaan penerimaan staf laboratorium komputer Fakultas Teknologi Informasi.

2.      Sistem telah berhasil diimplementasikan dengan sejumlah fitur yaitu pengelolaan lowongan, lamaran dari calon staf, dokumen dari calon staf, ujian online, pemilahan dan penentuan calon pelamar yang akhirnya diterima, serta pengumuman-pengumuman seputar penerimaan calon staf serta ekspor sejumlah file menjadi file dengan format lain sebagai contoh *.xls.

3.      Sistem telah diuji coba baik secara alpha testing (oleh pengembang) maupun betha testing (oleh para pengguna) yang mayoritas memberikan pendapat bahwa dari sisi user interface cukup menarik, sedangkan dari sisi kemudahan penggunaan, user memberikan tanggapan bahwa aplikasi yang telah diimplementasikan mudah dipahami dan juga mudah digunakan.  

Daftar Pustaka

[1]            Indrajit, Richardus Eko;, Konsep dan Aplikasi Business, Yogyakarta: Andi Offset, 2002. 

[2]            Simarmata, Janner, Rekayasa Web, Yogyakarta: Andi Offset, 2010. 

[3]            Kendall, Kenneth E.; Kendall, Julie E., Systems Analysis and Design, 8th ed., Prentice Hall, 2010. 

[4]            Efendi, Marihot Tua;, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Gramedia, 2007. 

[5]            Tjiptoherijanto, Prijono;, Pengembangan Sumber Daya Manusia, Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2008. 

[6]            FIT, Kepala Laboratorium Komputer, Standard Operating Procedure, Bandung: Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha, 2010. 

[7]            C. M. Unamo, Aplikasi Lowongan Staf Laboratorium Komputer (Studi Kasus: Fakultas Teknologi Informasi), Bandung: Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha, 2013.